Автоматизация учета "АПТЕКА Доброго Дня"

О компании: Фармамаркеты «АПТЕКА Доброго Дня» - новый формат аптек на украинском рынке, обеспечивающий качественное обслуживание населения за счет предложения в открытой торговой зоне широкого ассортимента безрецептурных препаратов, биологически активных добавок, изделий медицинского назначения, измерительной техники, средств по уходу за телом, лечебной косметики, товаров для детей и молодых мам. На сегодняшний день «АПТЕКА Доброго Дня» насчитывает в своей сети 170 фармамаркетов.

Задача: Автоматизация учета на предприятии на базе «1С:Предприятие 8. Управление торговым предприятием». Организация взаимодействия с розничной системой предприятия (СКАРБ). Автоматизация расчета регламентированной и управленческой заработной платы.

Решение: Проект реализовывался с момента начала работы предприятия. В связи с этим не было потребности в переносе остатков и подготовке информационной базы. Компания имела определенные наработки в области автоматизации процесса розничной торговли в системе СКАРБ, которая и была взята за основу как система автоматизации учета торгового ассортимента, интеграции с кассовыми аппаратами, распределенного учета на большом количестве торговых точек. Все фармамаркеты предприятия имеют выделенные каналы связи, через которые происходит репликация информации о приходах товаров, перемещении, их ценовых параметров, штрих-кодов и т.д.

Основными особенностями реализованного проекта являются:

• необходимость автоматизации бухгалтерского и налогового учета на предприятии с большим количеством вводимой информации и одновременно работающих пользователей;

• необходимость автоматизации расчета заработной платы на предприятии с большим количеством работающих (около 3000 чел.);

• реализация управленческой заработной платы;

• автоматизация кадрового учета, начисления мотивации, процесса заполнения табелей руководителями подразделений по всей Украине и автоматическая загрузка их в учетную систему;

• наличие в ассортименте товаров, облагаемых НДС, и товаров, облагаемых по нулевой ставке. В связи с этим необходимо выполнение такой нормы налогового законодательства, как расчет удельного веса и корректировка НДС в конце отчетного периода;

• предоставление определенных услуг, которые облагаются налогом на рекламу;

• автоматизация обработки большого количества платежей. Большинство поступающих платежей являются инкассационными, их необходимо относить на определенный фармамаркет. Также много поступающих платежей произведены покупателями с помощью кредитных карточек;

• автоматизация процесса взаимодействия учетной системы с программным продуктом СКАРБ и отражение в «1С:Предприятие 8» данных по реализации, приходу, расходу, перемещению и т.д. товаров на основании данных СКАРБа. Контроль версий документов и синхронизация вносимых изменений в обоих программах. Учет товаров в СКАРБе ведется пообъектно в учетной системе как «товар в ассортименте».
  

Исходя из перечисленных выше особенностей, были внесены следующие доработки в систему:

• разработан уникальный механизм расчета удельного веса корректировки НДС в конце отчетного периода:

• реализован учет прихода материалов, основных средств, услуг, их дальнейший ввод в эксплуатацию, списание, перемещение, возможная реализация и возврат для определения суммы НДС, которая подлежит корректировке в конце отчетного периода;

• добавлен документ, который вводится ежемесячно для проведения корректировки НДС. Документ позволяет рассчитывать коэффициент корректировки, определять сумму, аналитику, счета, подлежащие корректировке. На основании данной информации формируются корректирующие проводки;

• внедрен механизм, позволяющий определять первое-второе событие и корректировать только суммы, которые возникают по первому событию. Формируются также корректировки по предоплате с дальнейшей корректировкой себестоимости приходуемых запасов и услуг в следующих отчетных периодах;

• разработан уникальный механизм взаимодействия с программным продуктом СКАРБ, автоматизирован учет товаров без детальной аналитики («товары в ассортименте»):

• добавлен специальный универсальный документ, в который в автоматическом режиме выгружается из СКАРБа информация о формируемых и изменяемых документах без указания аналитики в разрезе товаров;

• специально созданное фоновое задание обрабатывает по расписанию специально созданные документы и на их основе формирует первичные документы учетной системы. Предусматривается создание на основании одного документа нескольких документов, все зависит от вида операции загружаемого из СКАРБа документа;

• в случае изменения первичного документа задним числом из СКАРБа документ выгружается в 1С заново, у него устанавливается признак повторной загрузки. На основании данного признака происходит автоматическое перезаполнение первичных документов в 1С;

• среднее количество обрабатываемых механизмом документов в месяц составляет порядка 60000;

• переработан механизм расчета управленческой заработной платы, реализован механизм расчета мотивации;

• доработан механизм кадрового учета. Реализована возможность автоматического формирования форм табелей в xls формате с дальнейшей почтовой рассылкой для заполнения руководителями подразделений. Поступающие назад заполненные табеля автоматически загружаются в учетную систему;

• использование в процессе внедрения продукта «Ипрон:Клиент-банк». Настройка шаблонов платежей для автоматического правильного отражения поступлений в результате инкассации, а также для правильного отражения поступлений денежных средств с кредитных карточек покупателей.

• разработка механизма учета налога на рекламу:

• добавлен в договора признак использования налога на рекламу с указанием используемой процентной ставки;

• доработан документ «Регистрация авансов в налоговом учете» для правильного учета суммы налога на рекламу в валовых доходах и валовых расходах;

• доработаны документы с целью правильного вычисления налога на рекламу и отражения его в печатных формах;

• модифицированы проводки стандартных документов для отражения начисления и перечисления налога.

• реализован механизм учета и формирования торговых стеллажей в торговых точках предприятия:
  

• разработаны документы сборки и разборки стеллажей из комплектующих. Правильное отражение данных операций в бухгалтерском и налоговом учете;

• доработан справочник спецификации для использования его в механизме сборки;

• реализован учет комплектующих основных средств для возможности последующей разборки;

• реализовано правильное отражение в налоговом учете возможности повторного использования комплектующих основных средств для формирования нового основного средства.

• изменен механизм расчета удельного веса и корректировки НДС с учетом сборки и разборки основных средств.

Результаты проекта: В результате внедрения системы удалось достигнуть:

• автоматизации бухгалтерского и налогового учета;
  

• автоматизации расчета заработной платы и мотивации персонала;
  

• повышения эффективности работы учетных служб.

Отзывы: «Мы благодарны компании «Ипрон» и ее сотрудникам за профессионализм и высокую ответственность в рамках проекта по автоматизации нашей компании. Нам очень импонирует то, что при решении большинства задач сотрудники компании рассматривают проблему со всех сторон и пытаются предложить наиболее оптимальное решение, используя возможности типовой конфигурации. Если же изменения были необратимы, они вносились с использованием требований компании «1С» к адаптации типовых решений и необходимости дальнейшего обновления системы», – комментирует Александр Маньков, директор IT-департамента ООО «Фармастор».

Дата и место внедрения: г. Киев, 2007-2009 год.

Технологические параметры проекта:

Число автоматизированных рабочих мест: 50

Среднее число одновременных подключений: 45

Среднее ежедневное количество вводимых документов: 7000

Среднее количество строк в документах: 10

Размер информационной базы: 80 Gb